15/07/2025

0. Handleiding

*Tekst in blauwe achtergrond = instructies om dit bestand overzichtelijk te houden

(R) tekst in gele letters met initialen ervoor = persoonlijke toevoegingen, vragen, bedenkingen

TEKST IN CAPSLOCK MET RODE ACHTERGROND = actiepunten/conclusies duidelijk zichtbaar maken in verslag (voorafgegaan door ‘ACTIEPUNT’ of ‘CONCLUSIE’

Volgorde aangepast: ‘Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie’ nu voor verzamelen van de dimensies. Omdat dat een grote invloed heeft op wat prioritair is om te bespreken

Voorstel tot kleine verandering van aanpak: bij overlopen dimensies en prioriteiten ook al een intentie stellen: wat is ons doel met deze dimensie nu te bespreken? Op welk punt willen we hiermee geraken?

Toevoegingen/actiepunten/… —> opletten: nieuwe toevoegingen in verslag lopen risico om verloren te gaan. Op einde vergadering direct het verslag kopiëren als voorbereiding voor de nieuwe vergadering?

1. Check-in

Iemand kandidaat? :)

2. Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie

*Weggehaald bij ‘dimensies’ en naar voor gehaald. Om dat eerst af te ronden, en rekening te kunnen houden met tijd, energie en de volgende vergadering bij het bepalen van de prioriteiten

3. Dimensies

*Deze lijst dient als overzicht en inhoudstafel - uitwerking van de dimensies is niet voor hier; maar verder naar onder in het bestand waar elke dimensie een tussentitel wordt

3x. Specifieke prioriteiten voor deze vergadering

• Update: wat is er al gebeurd? Alles volgens plan? Al ergens moeten bijsturen, en heeft dat verder consequenties?
• Tijdlijn t.e.m. augustus: vorige vergadering niet helemaal concreet gemaakt —> willen we daar verder aan werken?
• Concrete actiepunten opstellen + datums afspreken om de eerste actiepunten aan te pakken (aanzet al gemaakt door Stef met uitnodiging)
• Wie wordt waar energiek en enthousiast van? Waar kan ieders tijd en energie het aangenaamst en moeiteloost in geïnvesteerd worden?
• Lijst met to do (makkelijk en moeilijk)
• Plattegrond, wat komt waar
• Financieel: zijn er actiepunten waar we geld voor nodig hebben, en zo ja, van waar komt dat?
• Planning qua hulpdagen > richting vrijwilligers
• TO DO Lijst > Post it’s?
• ‘Wie zijn we?’ / missie / visie: even brainstormen over hoe we dit kunnen aanpakken? Leuke oefeningen/technieken e.d.?

3a. Terugkerend:

3b. Vorige keer besproken maar niet afgerond

• Hoe maken we beslissingen?
• Tijdelijke gemeenschappelijke ruimte (ontwerp en locatie)
• invulling PIKOH-grond
• financiële plaatje + Beurzen/subsidies

3c. Geparkeerd tijdens vorige vergaderingen:

• Rebranding + missie/visie + teambuilding (+vriendenboekje?)

3d. Nieuwe toevoegingen:

• ‘5 min Deep Democracy/Sociocratie’ als terugkerend gegeven?
• Pauze/frisse lucht/energizer tussendoor?
• Mogelijks nieuwe inputs om decision making te stroomlijnen: ‘4 fasen om tot goed idee te komen’ + ‘6 thinking hats’

3e. Afronden van de vergadering

• evaluatie van het vergaderproces
• check-out

3f. Geparkeerd op langere termijn:

• ontwerp ‘Stadhuis’ (wachten op beschikbaarheid Oguzhan)
• UCLL Diepenbeek - (R) Hebben we Evert al laten weten dat het rond is met PIKOH?

4. Prioriteiten bepalen in agenda van vandaag + Timing

Beschikbare tijd?

18u-18u45 beetje landen, eten, bijbabbelen

18u45-21u vergadering? —> 2u ongeveer?

Wekkers zetten:

• 20u00 + 20u05 - alles laten vallen, 5min naar buiten en iets met beweging
• 20u45 - afronden! Nog 5min om huidige topic af te ronden, 5min om vergaderproces te evalueren, 5min voor checkout

Prioriteit, intentie en timing toewijzen aan dimensies

• Welke dimensies zijn haalbaar om aan te werken tegen de volgende vergadering - rekening houdend met de beschikbare tijd en energie?
• Welke dimensies vereisen directe actie?
• Wat willen we bereiken voor welke dimensie? Voorlopige categorieën: ‘Info delen’ - ‘Brainstorm’ - ‘Beslissing’ - ‘Plan’

*Impliciet legt dit ook al heel hard prioriteiten vast - niet de bedoeling dat ik als voorbereider meer zeggenschap heb over die prioriteiten dan iemand anders. Zie het dus als een voorstel waarop alle feedback welkom is ;)

*nota voorbereiding: hieronder topics uit de inhoudsopgave hierboven - voorbereidende inputs kunnen

*nota verslag maken tijdens vergadering: hieronder is de plek om de topics uit de inhoudsopgave tijdens de vergadering uit te werking

4. Uitwerking van de topics/dimensies

4a. Overzicht beslissingen vorige vergadering:

(R) Alle beslissingen (fases, wat waar…) nog up to date? Of zijn we al bijsturingen tegengekomen?

Fases:

Fase 1: plaats maken, paadjes behouden of veranderen.

Fase 2: Comfortabel leventje opzetten bij PIKOH (=verhuis essentiële structuren van UCLL)

Fase 3: Huisje Stef en Elke tot weatherproof

Fase 4: Andere projecten

Strakke deadlines:

18/8: presentabel maken + afbakening grindstukje

31/8: UCLL volledig opgeruimd

Ruimtelijke invulling: doorgehakte knopen:

• linkerkant van het plan (zone meest privé) - ruimte maken
• hoekje voor compost - toilet - badkamer (achter wilder haagje, behouden voor beschut gevoel)
• Tent op plaats van definitieve stadhuis - later opruimen wanneer tijdelijk stadhuis er is - dan definitieve stadhuis op plaats tent en tijdelijk stadhuis opruimen wanneer dat klaar is (R) Hiermee hebben we de locatie van het definitieve stadhuis wel wat naar achter geschoven - nodig om met Oguzhan te checken wat hij daarvan vindt? Heeft dat implicaties voor zijn ontwerpideeën, of ziet hij redenen waarom dat geen goed idee zou zijn?

4d. Planning overlopen

• Alles is afhankelijk van auto, Elke polst bij mama, Stef polst bij Stefan
• Zoeken naar kraantje
• Rob kan vrijdag, zaterdag, zondag
• Elke kan vrijdag, zaterdag, zondag
• Opsplitsen van verhuis?
• Deze bv week helofytenfilter, keuken, kleine huisjes, vrijmaken, tuinbakken…
• Volgende week huisje Elke, watertonnen, douche, toilet

4d. Plattegrond

• stenen weghalen
• snoeien camille huisje, alles erachter niet want moedstuin
• PXL tussen bomen

4d. To Do (voor vrijwilligers)

• Stenen opruimen
• Compost maken
• Steenpuin berg verplaatsen, ingang huisjes
• gras verstikken met teveel aan compost
• Gevallen pruimen oprapen
• Balken losmaken
• Tuinhuis verhogen
• Bramengelei maken

4c. Financiëel

(R) Actiepunten waar we geld voor nodig hebben? Is dat geld er?

Aankopen: tent, bosmaaier —> in orde zo of moeten we nog iets regelen?

• Intentieverklaringen verzamelen van partners
• Iedereen houdt bonnetjes bij, Elke deelt excell in de groep
• Vzw uitzoeken? meeting organiseren.

4d. Invulling PIKOH-grond + TO DO, Cirkels, energie…

• ACTIEPUNT: STEF PAST PLATTEGROND AAN, WAT IS AFGEKLOPT?

Voorstel verloop van invulling (van onder naar boven)

Aanpassing

1. Vrijmaken grond
1. Compostmateriaal opruimen hoek huisjes
1. Eerst compostbakken maken op de juiste plaats
2. Eerst voor huisje Elke & Stef
3. Tuinhuis UCLL
1. Handig voor tuinmateriaal, verstekzaag…
4. Dan huisje Elke tussen bomen (takken + bladeren weg)
1. Gereedschap zoeken
1. Bosmaaier (op batterijen) Stef
2. Takkenknipper (Nomad City)
3. Heggeschaar (Elke) Stef ouders met batterij
4. Kruiwagen (vrijdag al naar hier halen)
5. Hakselaar (Rob polst bij ouders)
6. Riek, Schup, gritsel, hark, handsnoeischaar
7. Snoeizaag (rob heeft ook nog één
2. Basics
1. Materiaal: Busje of remork? We checken bij ouders, kennis
2. Tent (keuken)
1. Waar Stadhuis komt, vlak gras, tussen pruimenbomen
2. Eventueel OSB platen
3. Groot tafelblad
4. Tafel voor verstekzaag
3. Toilet
1. Bramenstruiken wegdoen
2. Stenen van FAX
1. Waterpas (kijken voor een grote?)
2. Camille checkt voor stenen bij papa
4. Douche
1. Naast toilet
5. Waterton
1. Naast toilet
6. Huisje Elke
1. Ergens in de hoek
7. Kippen
1. linken aan toekomstige moestuinplekken
1. Flexibel net (2dehands?) Stef
3. Elke en Stef
1. Huisje Elke & Stef (tot wind/waterdicht)
4. Losse projecten
1. Stenen (voor augustus) 18/08 + presentabel maken
1. Moestuinbakken is beter. We hebben er 5.
2. 31/08 alle UCLL spullen weg,
1. Compost wegdoen
1. Remork
3. Eerst gemeenschappelijke ruimte
4. Afdak

Energie en tijd

5. Elke:
• Zaterdag, Zondag, woensdag, vrijdag, zaterdag, zondag
6. Rob: Kookteam, ondersteunend
7. Camille: Linkerhand is beschikbaar, welke taken kunnen wel
• Vrijdagavond koken
• Zaterdag vm, Zondag nm, Maandag, Woensdag
8. Stef: Komende dagen
9. Extra hulp: elke week voordien, persoonlijk bericht sturen met de planning
10. Nieuwe meeting?

Composthoop eerder verplaatsen, samen met keuken, toilet, afdak nog even mee wachten

Eerst alles verhuizen, dan pas huisjes Elke en Stef bouwen

4e. Hoe maken we beslissingen - Kleine toevoegingen?

• Welke beslissingen kunnen we spontaan maken?
• Extra tab maken in de meetings waarin we dingen noteren als:
• Wie zijn we, welke energie wil ik kwijt kunnen

(R) Enkele dingetjes die ik in een boek tegenkwam (’Activeer je nervus vagus’ - Luc Swinnen), die hier wel heel relevant lijken

Over creatieve processen en eureka-momenten: Veel ‘geniale’ ideeën worden vaak als toevallige plotse invallen voorgesteld, maar onderzoek wijst uit dat daar typisch een heel proces aan voorafgaat. Het boek suggereert dat kennis van dat proces kan helpen om actiever zo’n invallen en ideeën te creëren.

• Fase 1: Het probleem omschrijven

herformuleren om juiste vragen te stellen en juiste hulpbronnen op te zoeken

• Fase 2: Verzamelen

alle ideeën en informatie verzamelen

alle mogelijke oplossingen verzamelen

bekijk langs alle kanten, zoek verschillende alternatieven

probeer niet te snel te oordelen

probeer frisse, innovatieve ideeën uit

Visualiseer ideeën en beschrijf ze in smaken, geuren en kleuren

• Fase 3: Loslaten

Laat het probleem los, slaap er een nachtje over

Moment van rust en ontspanning geeft ‘offline brein’ kans om te werken

• Fase 4: Uitwerken

Meesterlijke invallen moeten mooi uitgewerkt worden → vaak groot werk dat veel inspanning vraagt

‘6 thinking hats’

alle 6 de hoeden eens opzetten om probleem vanuit alle invalshoeken te bekijken en zicht te krijgen op alle facetten (matcht met ‘fase 2: verzamelen’ uit voorgaande). + matcht ook goed met Deep Democracy: volledige wijsheid van de groep in het groepsbewustzijn proberen te brengen

Stef mailt Evert ivm pikoh

4z. evaluatie vergaderproces

*Iets om continu bij stil te staan: zijn er dingen aan de structuur of aanpak van de vergadering die we kunnen verbeteren? Aspecten die we kunnen toevoegen of weglaten?

• Waar schrijf ik best de dingen die ik op voorhand al in het verslag wil schrijven, bij dimensies of kopieer ik het al naar de uitwerking van de dimensies? (R) Ik zet zo’n dingen bij de uitwerking ervan, zodat de lijst overzichtelijk (eigenlijk gewoon een inhoudsopgave) blijft. Tenzij het hele korte dingetjes zijn, dan zet ik het ook wel eens bij dimensies erbij. Werkt dat?

5. Check-out