0. Handleiding
*Tekst in blauwe achtergrond = instructies om dit bestand overzichtelijk te houden
(R) tekst in gele letters met initialen ervoor = persoonlijke toevoegingen, vragen, bedenkingen
TEKST IN CAPSLOCK MET RODE ACHTERGROND = actiepunten/conclusies duidelijk zichtbaar maken in verslag (voorafgegaan door ‘ACTIEPUNT’ of ‘CONCLUSIE’
1. Check-in
Paar voorbeeldvragen van deepdemocracy.nl voor het geval we geen inspiratie hebben:
- Welke 3 woorden zeggen iets over hoe jij je op dit moment voelt?
- Wat houd jou op dit moment het meest bezig in jouw werk?
- Hoe zit jij er op dit moment bij, qua energie?
- Hoe ziet het ideale vervolg voor jou eruit na deze vergadering?
- Wat had je de vorige meeting wel willen zeggen, maar hield je voor jezelf?
- Wat heeft jou vanochtend verrast?
- Welke vraag leeft er momenteel in jou?
- Welke kleur past voor jou bij deze dag?
- Waar ben je eigenlijk elke dag dankbaar voor?
2. Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie
*Eerst doen zodat we rekening te kunnen houden met tijd, energie en de volgende vergadering bij het bepalen van de prioriteiten
3. Dimensies
*Deze lijst dient als overzicht en inhoudstafel - uitwerking van de dimensies is niet voor hier; maar verder naar onder in het bestand waar elke dimensie een tussentitel wordt
- Planning overlopen
- Kleine topics om snel af te ronden? (zie onderaan in ‘4. Uitwerken dimensies’ voor lijstje)
- Hoogste prioriteit (?): Missie en Visie afronden
- Vzw oprichten: volgende stappen
- Residenties - feedback inschrijvingsformulier + nog iets nodig?
- Elke en Stef hebben een Kalender idee
- Projectvoorstel STEM in Zonhoven
- Aanpak vergadering - kleine aanpassingen?
4. Prioriteiten bepalen in agenda van vandaag + Timing
Beschikbare tijd?
Wekkers zetten:
Prioriteit, intentie en timing toewijzen aan dimensies
- Welke dimensies zijn haalbaar om aan te werken tegen de volgende vergadering - rekening houdend met de beschikbare tijd en energie?
- Welke dimensies vereisen directe actie?
- Wat willen we bereiken voor welke dimensie? Voorlopige categorieën: ‘Info delen’ - ‘Brainstorm’ - ‘Beslissing’ - ‘Plan’
*Impliciet legt dit ook al heel hard prioriteiten vast - niet de bedoeling dat ik als voorbereider meer zeggenschap heb over die prioriteiten dan iemand anders. Zie het dus als een voorstel waarop alle feedback welkom is ;)
Topic | Prioriteit
(0) = standaard
1→3 = hoge naar lagere prioriteit | Intentie
’Info delen’
’Brainstorm’
’Beslissing’
’Plan’ | Toegewezen tijd | Opmerkingen |
Check-in | (0) | 5min | ||
Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie | (0) | 5min | ||
Overlopen dimensies + nieuwe toevoegingen | (0) | 5min | ||
Prioriteit, intentie, timing | (0) | 10min | ||
dimensie a | ||||
dimensie b | ||||
… | ||||
Evaluatie vergaderproces | (0) | 5min | ||
Check-out | (0) | 5min |
*nota voorbereiding: hieronder topics uit de inhoudsopgave hierboven - voorbereidende inputs kunnen
*nota verslag maken tijdens vergadering: hieronder is de plek om de topics uit de inhoudsopgave tijdens de vergadering uit te werking
5. Uitwerking van de topics/dimensies
5a. Planning overlopen + activiteiten
- Woensdagen
- 11, 12, 14 feb Projectweek
- 24 april projectvoorstel STEM lln Zonhoven, workshop / onderzoeken / bouwprojectje in thema Stem 54 lln.
- Volgende Gathering? > 1 maart, 11u, 18h eten
- Werkdag aan koppelen, plantdag
- Eco Dorp, Stef Polst
- Melanie / klas erasmusstudenten voor voedselbos - Melanie neemt contact op ivm datum
- 19 februari, Liam blijft twee weken. Pizza oven bouwen?
- 9/02: Rob is jarig! klein feest!
- 31/01, 16u, FAX, event Masha, on community building
- Focus op community
- Whatsapp?
- Nieuwsbrief > combineren met open call gemeenschappelijke ruimte
- Stef maakt presentatie, feedback van groep.
5b. Visie
Brainstorm en voorlopige schrijfsels hier te vinden:
Uitgeschreven versie om vandaag te evalueren:
Beetje meer ‘meta’: even reflecteren over hoe we hiermee omgaan?
- Hoe perfectionistisch gaan we hierin? Hoeveel tijd willen we er nog in investeren?
- Hoe beslissen we hierover? Gaan we voor 100% consensus (als in, we blijven bijschaven tot iedereen zich 100% in de tekst kan vinden?) Of eerder voor consent, als in ‘sommige dingen zou ik persoonlijk iets anders invullen, maar mijn mening is voldoende vertegenwoordigd dus ik vind het goed zoals het is’?
We gaan met deze kern aan de slag maar zijn ons bewust dat het mogelijks in de toekomst verder kan evolueren.
‘Evaluatievragen’ om onzelf te stellen:
- Ontbreken er dingen die ik belangrijk vind? - bv. door Oguzhan aangehaald op 16/1: ‘spiritueel’ aspect ontbreekt (plaats van mens in de wereld); nog niet echt opgelost in voorlopige versie
- Zo ja, horen deze thuis in de missie of in de visie? Hoe kunnen we dit verwoorden?
- Staan er dingen in die als ‘ballast’ aanvoelen? Zijn er stukken waar we in kunnen snoeien zonder belangrijke aspecten te missen?
- Als we deze tekst eens bekijken als een soort intern kompas, of manifest, om onze eigen beslissingen aan te toetsen, werkt het dan ook nog? bv.: Als we het hebben over hoe geld te verdienen via Nomad City, is dit dan een handige checklist om ‘bij onszelf te blijven’?
- checklist ‘evalueren van de missie’ (https://www.vlaanderen.be/informatie-voor-hr-professionals/organisatie/dienstverlening-missie-visie-en-strategie/stappenplan-strategie-formuleren/strategie-formuleren-missie-en-visie-formuleren) eens overlopen?
- Lijkt alsof we nu heel hard de politiek willen aanpakken/overtuigen?
- Einde herschrijven, meer focus op hoe wij impact hebben op het maatschappelijk draagvlak.
- Kan dit dienen als kompas? Ontbreekt er iets?
- Alles lijkt wel aanwezig. Enkel een concreet stuk over het financiële lijkt niet aanwezig, maar mss ook niet nodig. Hoe geld verdienen. We kunnen dit afstemmen aan de missie, maar onderling kunnen we wel doordenken over hoe we dit concreet zien.
- Dit ontbreekt nog: Alternatief economisch systeem, experimenteren, ruilhandel, geld. geld proberen vermijden. Als een doel. Waarde herdefiniëren. Bewust zijn waar we afhankelijk van zijn. ecologische en economische systemen.
- Het artistieke luik? Artistieke Residencies in stand houden? Kunstenaars blijven aantrekken? Via artistieke projecten dialoog op gang brengen om over onze topics te praten. Make the world go further!
Opmerkingen Visie/Missie?
Tekstje voor op visitekaartje
Hier hebben we nog geen voorlopige versie van - maken we dit vandaag of wanneer plannen we dit?
De basistekst. Stel deze voor op een visitekaartje. Mist deze wat fantasie? Moet er tekst op het visitekaartje? Eigenlijk moet het gewoon uitnodigen tot dieper kijken. Een logo? Elke en Stef samenwerking!
Missie en Visie in de toekomst?
Teksten ter referentie ergens in de notion zetten?
Eventueel als pdf, zodat het aanvoelt als iets ‘vast’ dat niet per ongeluk geëdit kan worden?
Periodieke vergaderingen inplannen om te overlopen of alles nog juist voelt en relevant is? Zo ja, wanneer dan? Jaarlijks? Elke keer als iemand nieuw aansluit?
- Hoevaak moeten we de visie/missie herevalueren?
- Jaarlijks lijkt goed, met Raad van bestuur, input van buitenaf
- Op specifieke momenten kritisch bekijken: Publicaties, posters, email…
- Wanneer iemand met een groot commitment erbij wil komen, hoe ziet deze persoon het?
- Kern vastzetten, werkbestand waarin lichte varianten worden bijgehouden, kan ook handig zijn voor de evaluatie momenten.
- Hoe gaan we hier mee verder?
- Logo ontwerpen (Elke en Stef)
- Vision Statements aanpassen
- Website
- VZW
5c. Oprichten vzw
Wat zijn de volgende stappen?
Raad van bestuur
Actiepunt Raad van bestuur: vragen we al aan mensen op de lijst of ze interesse hebben?
(R): kunnen we proberen helder te verwoorden welk commitment we verwachten van de bestuurders? Verwachten we een voorbereiding voor die 1 vergadering per jaar?
- Johan van Geel
- Jos Verlinden
- Aurelie Dubois
- Evert Vanecht
- Jan-Willem
- Jaimie
- Masha
- Derya en Nele
- Lore en Tomas
- Pablo
- (R): Brecht, Luna, Sigi, Tijs
- Landschap
- Architectuur
- Gemeenschap
- Filosofie / Visie
- Educatie
- Kunst
- Rol in de gemeenschap
- Wrijving, juiste vragen stellen
- Zelfredzaamheid
- Nele nog eens uitnodigen
- Idee van Elke > Diner tweewekelijks iemand uitnodigen, die we bedanken, of die interessant.
Concrete acties
5d. Financiën
(R) Onderstaande punten gekopiëerd uit vorig verslag - wat is nog relevant?
- Persoonlijke kosten, wat kopen we aan? Bespreken?
- Maximum bedrag overschreden = 50 euro
- Achteraf nulmeting maken, kosten gelijk trekken
- Eten
- Momenteel zit dit goed verdeeld, vanaf Camille/Oguzhan hier vast woont herbekijken wat de kost is van CSA boer
- Projectsubsidie september
- Moet voor een specifiek project zijn?
- Werkingssubsidie
- vzw opstarten
- Beurzen
- SOFAM? Nog is proberen?
- Koning Boudewijn Stichting
- Wedstrijden zoeken (Brico)
- Intentieverklaring uitschrijven (Stef)
- Partners opzoeken (presentatie)
- Dagje inplannen om dit uit te werken (23/08)
S: Financiële opportuniteiten:
- Camille en Stef babbelden over Nomad City als een collectief, naast de onderzoeksruimte. Specifieke objecten/textiel/voeding, boekjes… produceren die we zouden kunnen verkopen, indien we dit wensen.
- Kan uitmonden in een klein winkeltje in de publieke zone?
- (R): kunnen we dit ook terugkoppelen met missie/visie? Kunnen we ergens een sterke leidraad voor onszelf opstellen waarmee we vermijden dat het een commercieel sfeertje krijgt, maar tegelijkertijd wel kansen biedt om creativiteit en ondernemerschap te laten openbloeien?
- Stef ziet ook mogelijkheden binnen het ontwerpen en bouwen van houten structuren, meubels, platforms… Er is meteen al een concrete vraag van een gastdocent bij PIKOH om haar te ondersteunen met het bouwen van structuren binnen een permacultuurproject.
- Indien we dit uitdragen kan dit ook leiden tot meer opdrachten, wederom, indien we dit wensen.
- Bijkomende vraag voor het bovenstaande: Wie heeft de wens om inkomsten te halen via het project en wie niet?
O: (potentiele) inkomstenbronnen in kaart brengen om een overzicht te hebben en deze te koppelen met missie/visie.
5e. Hoe maken we beslissingen?
(R): kunnen we een poging doen om het idee van cirkels (sociocratie) concreet te maken en vanaf nu beginnen te gebruiken?
(R): voorstel variant op cirkels: checklist maken om te overlopen voor je iets begint te doen of een beslissing maakt - zijn er aspecten waar iemand anders betrokken bij wil zijn? Geen significante impact op die aspecten = ‘go’ zonder verder overleg. Bv. impact op moestuin: Rob blijft graag in de loop, liefst eerst even overleggen
O: Periodiek overleg tussen cirkels om elkaar up to date te houden, ook al denken we dat iets niet relevant is voor een andere cirkel.
5f. Residency 2026
Overzicht beslissingen vorige vergadering 16/1:
- Opsplitsing tussen ‘korte residenties’ (=experience residency), ‘lange residenties’ (=project residency)
- Korte residencies / experience residencies
- één of twee weken
- Ondersteuning van bestaande projecten, focus op bouw.
- max 2 residents
- 50 eur/week richtprijs, pay what you can
- Lange residencies / project residencies
- Focus op specifiek project, dat wij bepalen
- 1 resident
- Minstens een maand
- ESC (European Solidarity Corps) zou interessant kunnen zijn - nog uit te zoeken
- Gratis.
- feedback Oguzhan in Whatsapp:
- Bij experience residency is het mss ook interessant om te zeggen dat wij ook iets kunnen leren van hun. Op die manier geven we hun mss ook meer een gevoel van "ik kan nuttig zijn". (Maar uiteraard ook omdat leraren ook dingen kunnen leren van leerlingen) - (R): intussen al toegevoegd denk ik?
- bij "which type of residency?" Zou het mss niet handiger zijn om de antwoorden als meerkeuzevraag te presenteren?
- bij "which date do you wish to apply" zijn de antwoorden een beetje chaotisch. Weet ook niet meteen hoe dat beter zou kunnen eerlijk gezegd
- feedback Rob:
- kunnen we bij lijstje ‘artists, designers…’ ook nog ‘and others’ of zoiets toevoegen?
- spelling: in stuk 1 Tiny house built on horse carriage
- spelling: in stuk 2 the work we do - komma - you become
- planning ideetje: nu lopen de begindatums van de residencies altijd samen - is het een idee om de experience residencies telkens een week te laten verspringen, zodat een nieuwe aankomst altijd samenvalt met iemand die er al een week is? zou veel basic uitleg kunnen besparen omdat ze mekaar op weg kunnen helpen. Wel complexere planning anderzijds
Evaluatie nieuwe inschrijvingsformulier
5g. Gemeenschappelijke ruimte en open call
Gekopieerd uit vorige verslag:
- Staf heeft interesse in bouw, Samir ook.
- Contact gelegd met NZ verbinding, building beyond borders
- Nog twee mensen interesse
Stef geeft contact fashion revolution van Stad aan Oguzhan- 4 rollen die mensen kunnen opnemen
- Iedereen leest na.
- Wat kunnen we in ruil geven?
- Post > sociale media
- Periode afbakenen
- VDK 1000 Euro.
- Bloeikas 1000 Euro
- Meeting
- Ze geven de contacten door?
- Nieuwe demolitions gaan gebeuren.
- Specifiek
- Timeframe: 2 hours > can they stay longer?
- What route do they take? How do they experience this?
- How they act as seniors, how they see the future?
- Using them as the experts >
- Iets meenemen > rolstoel? Toegankelijkheid?
- Walkable interviews? >
- Één leeftijd? Één klas?
- 10?
- How to document this?
- Laten doorgaan tijdens de les
- CONTRA?
- Funding? Where is the money?
Live Projects > late September
Collaboration. Performative project
Schools > Working together with them?
The school moving > what does this mean?
Kindheidsjesu
De Tuinvrienden Banneux
How can they have an impact on the project
Workshop in April?
Building Materials > Deadline this summer
Parade > with the houses > Iets meenemen > Corda?
Project:
• ⁃ Methodologie creëren, investeren, geld verdienen.
5h. Tuin
Meest recente updates in verslag 28/11
Rob probeert te stoppen met treuzelen en tegen gathering 1/3 een plan van aanpak te hebben
5y. Kleine topics
- Huisje Elke is vrijgekomen.
- Heeft Camille nog interesse om het te bewonen?
- Alternatieve voorstellen?
- (R): we hebben het hier zondag over gehad, maar wat was nu de concrete beslissing? Ik zie dat het huisje beschikbaar staat voor de residencies, dus ik vermoed dat dat de beslissing was?
- Elke en Stef hebben een Kalender idee
- Projectvoorstel STEM in Zonhoven
5z. Evaluatie vergaderproces
*Iets om continu bij stil te staan: zijn er dingen aan de structuur of aanpak van de vergadering die we kunnen verbeteren? Aspecten die we kunnen toevoegen of weglaten?
(R): vanaf nu extra punt toegevoegd om op het einde de to do’s en actiepunten te overlopen
(R): hoe kunnen we de structuur van verslagen en nota’s beter aanpakken? Nu enorm moeilijk om in het verslag voorbereiding-conclusie-actiepunt van elkaar te onderscheiden. Eigenlijk zou het verslag in 1 opslag de vraag ‘wat hadden we nu ook alweer beslist?’ moeten beantwoorden, en voor mij doet het dat eigenlijk niet…
6. Overlopen to do’s en actiepunten
Volgende meeting:
- Gemeenschappelijke ruimte
- VZW