0. Handleiding
*Tekst in blauwe achtergrond = instructies om dit bestand overzichtelijk te houden
(R) tekst in gele letters met initialen ervoor = persoonlijke toevoegingen, vragen, bedenkingen
TEKST IN CAPSLOCK MET RODE ACHTERGROND = actiepunten/conclusies duidelijk zichtbaar maken in verslag (voorafgegaan door ‘ACTIEPUNT’ of ‘CONCLUSIE’
Volgorde aangepast: ‘Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie’ nu voor verzamelen van de dimensies. Omdat dat een grote invloed heeft op wat prioritair is om te bespreken
Voorstel tot kleine verandering van aanpak: bij overlopen dimensies en prioriteiten ook al een intentie stellen: wat is ons doel met deze dimensie nu te bespreken? Op welk punt willen we hiermee geraken?
Toevoegingen/actiepunten/… —> opletten: nieuwe toevoegingen in verslag lopen risico om verloren te gaan. Op einde vergadering direct het verslag kopiëren als voorbereiding voor de nieuwe vergadering?
1. Check-in
2. Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie
*Weggehaald bij ‘dimensies’ en naar voor gehaald. Om dat eerst af te ronden, en rekening te kunnen houden met tijd, energie en de volgende vergadering bij het bepalen van de prioriteiten
3. Dimensies
*Deze lijst dient als overzicht en inhoudstafel - uitwerking van de dimensies is niet voor hier; maar verder naar onder in het bestand waar elke dimensie een tussentitel wordt
3a. Terugkerend:
- update contact met PIKOH / verhuis / bouwplannen?
3b. Vorige keer besproken maar niet afgerond
- Hoe maken we beslissingen?
- Tijdelijke gemeenschappelijke ruimte (ontwerp en locatie)
- invulling PIKOH-grond
- financiële plaatje + Beurzen/subsidies
3c. Geparkeerd tijdens vorige vergaderingen:
- Rebranding + missie/visie + teambuilding (+vriendenboekje?)
3d. Nieuwe toevoegingen:
- ‘5 min Deep Democracy/Sociocratie’ als terugkerend gegeven?
- Pauze/frisse lucht/energizer tussendoor?
3e. Afronden van de vergadering
- evaluatie van het vergaderproces
- check-out
3f. Geparkeerd op langere termijn:
- ontwerp ‘Stadhuis’ (wachten op beschikbaarheid Oguzhan)
- UCLL Diepenbeek - (R) klopt het dat we nieuws van Evert/Anouck afwachten?
4. Prioriteiten bepalen in agenda van vandaag + Timing
Beschikbare tijd?
19u-19u45 beetje landen, eten, bijbabbelen
19u45-22u vergadering? —> 2u ongeveer?
Wekkers zetten:
- 21u00 + 21u05 - alles laten vallen, 5min naar buiten en iets met beweging
- 21u45 - afronden! Nog 5min om huidige topic af te ronden, 5min om vergaderproces te evalueren, 5min voor checkout
Prioriteit, intentie en timing toewijzen aan dimensies
- Welke dimensies zijn haalbaar om aan te werken tegen de volgende vergadering - rekening houdend met de beschikbare tijd en energie?
- Welke dimensies vereisen directe actie?
- Wat willen we bereiken voor welke dimensie? Voorlopige categorieën: ‘Info delen’ - ‘Brainstorm’ - ‘Beslissing’ - ‘Plan’
*Impliciet legt dit ook al heel hard prioriteiten vast - niet de bedoeling dat ik als voorbereider meer zeggenschap heb over die prioriteiten dan iemand anders. Zie het dus als een voorstel waarop alle feedback welkom is ;)
Topic | Prioriteit
(0) = standaard
1→3 = hoge naar lagere prioriteit | Intentie
’Info delen’
’Brainstorm’
’Beslissing’
’Plan’ | Toegewezen tijd | Opmerkingen |
Check-in | (0) | 5min | ||
Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie | (0) | 5min | ||
Overlopen dimensies + nieuwe toevoegingen | (0) | 5min | ||
Prioriteit, intentie, timing | (0) | 10min | ||
dimensie a | ||||
dimensie b | ||||
… | ||||
Evaluatie vergaderproces | (0) | 5min | ||
Check-out | (0) | 5min |
*nota voorbereiding: hieronder topics uit de inhoudsopgave hierboven - voorbereidende inputs kunnen
*nota verslag maken tijdens vergadering: hieronder is de plek om de topics uit de inhoudsopgave tijdens de vergadering uit te werking
4. Uitwerking van de topics/dimensies
4a. Terugkerend
- update contact met PIKOH / verhuis / bouwplannen?
4b. Financiële plaatje
Actiepunten vorige vergadering - zijn er updates?
- financiering tijdelijke gemeenschappelijke ruimte door The School?
- werkdag subsidies - gepland?
- iets over intentieverklaringen van scholen/samenwerkingen - (R) weet iemand nog waar dit juist over ging? Is dat in functie van subsidieaanvragen?
- budgetering/kosten in kaart brengen (Elke?)
- nadenken: hoeveel wil ik investeren indien geen subsidie?
- Constructlab: navragen waar hun geld vandaan komt
4c. Hoe maken we beslissingen
- Actiepunt vorige vergadering: IEDEREEN DENKT HIER EENS OVER NA (Hoe voelt iedereen zich bij deze systemen? Wat voelt goed/juist en wat niet? Wat kunnen we hiervan gebruiken, of waar kunnen we van leren?)
- (cw) positief: negatieve zaken/zaken waar je niet 100 achter staat komen sneller naar de oppervlakte. Angst om twijfels te uiten. angst om de hele dynamiek wankel te zetten. Dit blijft dan onder de rader en zit je alleen mee. expliciet ruimte geven aan anders denken kan hierbij helpen.
- (cw) negatief: soms zijn jullie me kwijt. meestal als het einduur overschreden wordt. soms ook vragen bij te preventief te werk gaan ipv te handelen als het probleem zich voor doet (overbezorgde samenleving).
- (cw) voor mij is het denk ik opzoek gaan naar een balans - met vallen en opstaan :-)
4d. ontwerp en locatie tijdelijke gemeenschappelijke ruimte
(R) eventjes het verslag van vorige keer hier bewaard - ik weet niet zo goed wat ik voorbereidingsgewijs hiermee aan moet ;)
- ter plekke gaan kijken: waar willen we het zetten?
- Stef en Elke: update ivm design?
- Ratten? Staal? Paraplu systeem
- Warmte verlies door deur openen
- Massa houdt warmte vast
- Groot raam? Dik gordijn?
- 50 cm ruimte verlies in elke wand
- Lambda dikte waarde?
- Water? Regen
- Materiaal gebruik voor toekomstige toepassingen?
- Hoe geen gaten maken in balken/platen?
- Plaatjes? Latten die platen overspannen
- Kan het opgehoffen worden? Balken laten uitsteken
- Ontwerpen zodat het uit elkaar te halen is.
- Eventueel voor nadien in UCLL te gebruiken
- Locatie:
- Privé - Semi publiek - Publiek
- heeft nog iemand extra of vergeten noden of wensen geïdentificeerd?
- inspiratie-ppt: heeft iemand nog nieuwe dingen toegevoegd, of heeft er een topic in gezien om verder uit te diepen?
4d. Invulling PIKOH-grond
- opvolging ‘huiswerk’ rond behavioral engineering / patronen / clusters
- ACTIEPUNT: NADENKEN OVER WAT IS PUBLIEK-SEMI-PRIVé en verhoudingen, grootte…
- (cw) - combi tussen S en O prima.
- scheiding lijkt me ook tot stand te komen als we daar wonen.
- zonlicht heeft voor mij de grote impact
- huisjes flexibel opstellen
- moeilijkheid voor mij is eerder wc, tijdelijke en vaste gemeenschappelijke ruimte in delen.
Sjabloon en eerste aanzet te vinden onder Projects > Behavioral engineering
4e. 5 minuutjes Deep Democracy / Sociocratie - de check-out
belang/doel van checkout
- verbinding met jezelf en met anderen
- ruimte geven aan alles wat leeft in de groep
- de vergadering afronden: overgang van ‘vergadering’ naar ‘eventjes napraten’ of ‘naar huis gaan’ → dit vermijd dat de vergadering nog blijft verderleven in het napraten → laat toe om te ontspannen na het serieuze werk → voorkomt dat mensen die afhaken na het einde van de vergadering met het gevoel zitten dat ze iets gemist hebben bij het napraten
- ‘ont-rollen’: achterlaten van onafgewerkte stukken; achterlaten van emoties/rollen/gedachten die hun nut hadden in de meeting, maar waarvan het niet wenselijk is dat ze aan 1 individu blijven kleven
4z. evaluatie vergaderproces
*Iets om continu bij stil te staan: zijn er dingen aan de structuur of aanpak van de vergadering die we kunnen verbeteren? Aspecten die we kunnen toevoegen of weglaten?
- soms een ongeduldig gevoel maar het is net goed om te vertragen en zaken in vraag te stellen. Zoekend naar een balans tussen denken/vergaderen en doen — wanneer zijn we aan het overdenken terwijl deze zaken ook door dingen te doen vanzelfsprekend worden. zaken die organisch gaan groeien (cw)
- positieve zaken: ruimte creëren, vertragen, broeden, leren omgaan met nog geen beslissingen nemen maar eerder luisteren en tijd nemen om na te denken/reflecteren. Een ander houding aannemen: je moet niet alles onmiddellijk weten (iets dat in onze maatschappij wel verwacht wordt?) waardoor ik persoonlijk ook relaxed aanwezig kan zijn (Camille=kleur code)