0. Handleiding
*Tekst in blauwe achtergrond = instructies om dit bestand overzichtelijk te houden
(R) tekst in gele letters met initialen ervoor = persoonlijke toevoegingen, vragen, bedenkingen
TEKST IN CAPSLOCK MET RODE ACHTERGROND = actiepunten/conclusies duidelijk zichtbaar maken in verslag (voorafgegaan door ‘ACTIEPUNT’ of ‘CONCLUSIE’
1. Check-in
Paar voorbeeldvragen van deepdemocracy.nl voor het geval we geen inspiratie hebben:
- Welke 3 woorden zeggen iets over hoe jij je op dit moment voelt?
- Wat houd jou op dit moment het meest bezig in jouw werk?
- Hoe zit jij er op dit moment bij, qua energie?
- Hoe ziet het ideale vervolg voor jou eruit na deze vergadering?
- Wat had je de vorige meeting wel willen zeggen, maar hield je voor jezelf?
- Wat heeft jou vanochtend verrast?
- Welke vraag leeft er momenteel in jou?
- Welke kleur past voor jou bij deze dag?
- Waar ben je eigenlijk elke dag dankbaar voor?
2. Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie
*Eerst doen zodat we rekening te kunnen houden met tijd, energie en de volgende vergadering bij het bepalen van de prioriteiten
3. Dimensies
*Deze lijst dient als overzicht en inhoudstafel - uitwerking van de dimensies is niet voor hier; maar verder naar onder in het bestand waar elke dimensie een tussentitel wordt
- Checklist / Manifest als kompas voor al onze handelingen - Vb: vanwaar komen onze materialen als we iets willen bouwen en/of verkopen?
- Planning overlopen
- Hoogste prioriteit vandaag: Visie
- (R): meest recente updates gemeenschappelijke ruimte + tuin in verslag 28/11
- kleine variapuntjes of dringende zaken?
- Residency 2026
- Er beginnen wat aanvragen binnen te komen, kunnen we al beslissen hoe we deze dit jaar willen invullen?
- Opnieuw één of twee weken? Of langere periodes?
- Bouwperiode mss vrijhouden voor mensen die dan mee willen werken?
- Periode: April-September?
- Huisje Elke is vrijgekomen.
- Heeft Camille nog interesse om het te bewonen?
- Alternatieve voorstellen?
- Elke en Stef hebben een Kalender idee
- Projectvoorstel STEM in Zonhoven
- Datum om samen te zitten met Eco Dorp
4. Prioriteiten bepalen in agenda van vandaag + Timing
Beschikbare tijd?
Wekkers zetten:
Prioriteit, intentie en timing toewijzen aan dimensies
- Welke dimensies zijn haalbaar om aan te werken tegen de volgende vergadering - rekening houdend met de beschikbare tijd en energie?
- Welke dimensies vereisen directe actie?
- Wat willen we bereiken voor welke dimensie? Voorlopige categorieën: ‘Info delen’ - ‘Brainstorm’ - ‘Beslissing’ - ‘Plan’
*Impliciet legt dit ook al heel hard prioriteiten vast - niet de bedoeling dat ik als voorbereider meer zeggenschap heb over die prioriteiten dan iemand anders. Zie het dus als een voorstel waarop alle feedback welkom is ;)
Topic | Prioriteit
(0) = standaard
1→3 = hoge naar lagere prioriteit | Intentie
’Info delen’
’Brainstorm’
’Beslissing’
’Plan’ | Toegewezen tijd | Opmerkingen |
Check-in | (0) | 5min | ||
Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie | (0) | 5min | ||
Overlopen dimensies + nieuwe toevoegingen | (0) | 5min | ||
Prioriteit, intentie, timing | (0) | 10min | ||
dimensie a | ||||
dimensie b | ||||
… | ||||
Evaluatie vergaderproces | (0) | 5min | ||
Check-out | (0) | 5min |
*nota voorbereiding: hieronder topics uit de inhoudsopgave hierboven - voorbereidende inputs kunnen
*nota verslag maken tijdens vergadering: hieronder is de plek om de topics uit de inhoudsopgave tijdens de vergadering uit te werking
4. Uitwerking van de topics/dimensies
4a. Planning overlopen + activiteiten
- Woensdagen
- Film > (R): korte documentaire die studente recent maakte?
- 11, 12, 14 feb Projectweek
- volgende gathering 18/1/2026 - ineens ook al een volgende in de agenda zetten?
- Meeting NZVerbinding > Oguzhan deelt datum in groep
- 24 april projectvoorstel STEM lln Zonhoven, workshop / onderzoeken / bouwprojectje in thema Stem 54 lln.
- Brecht zijn onderzoek in de drive zetten (STEF)
- Volgende Gathering? > 1 maart, 11u, 18h eten
- Werkdag aan koppelen, plantdag
- Eco Dorp, Stef Polst
- Meeting om 16u met Melanie
- 18 februari, Liam blijft twee weken. Pizza oven bouwen?
4b. Visie
Alle totnogtoe verzamelde info te vinden in dit document:
4b. Kleine Topics
- Gathering zondag 18/1: nog iets van organisatie nodig? Kunnen de (nog-)niet-bewoners ergens mee helpen zodat niet alle last bij bewoners terecht komt?
- 11u, tafel, stoelen klaarzetten.
- Iets maken met eten van Conciërge
- Hoe zien we de Gatherings?
- Kerngroep, met mogelijkheid om te groeien?
- Whatsapp groep als leidraad.
- Provinciebezoek > Stroom - @Stef Lemmens, is die kabel intussen begraven? dan kan dit puntje eruit ;)
- Residency 2026
- Hoe zien we de residenties?
- Commitment? Hoe zeker zijn hoe ze kunnen komen?
- 50 euro/week, Op voorhand overschrijven,
- Duiding > Nog eens checken.
- Pay what you can? Richtprijs 50 euro. (duiding, dan komen wij uit de kosten)
- één of twee weken
- Ondersteuning van bestaande projecten, focus op bouw.
- max 2 residents
- 50 eur/week richtprijs, pay what you can
- Focus op specifiek project, dat wij bepalen
- 1 resident
- Minstens een maand
- ESC (European Solidarity Corps)
- Gratis.
- Open Call
- Groter commitment
- Specifieke projecten
- Leemoven bouwen (Liam)
- Vertakkingen bij Google Forms
- Er beginnen wat aanvragen binnen te komen, kunnen we al beslissen hoe we deze dit jaar willen invullen?
- Opnieuw één of twee weken? Of langere periodes?
- Bouwperiode mss vrijhouden voor mensen die dan mee willen werken?
- Periode: April-September?
- Huisje Elke is vrijgekomen.
- Heeft Camille nog interesse om het te bewonen?
- Alternatieve voorstellen?
- Elke en Stef hebben een Kalender idee
- Projectvoorstel STEM in Zonhoven
Korte residencies
Lange residencies
Stef probeert iets uit.
- Open Call (Oguzhan) > Gemeenschappelijke Ruimte Updates? Al veel reactie? Nodig om nog eens te bekijken hoeveel verder we het kunnen verspreiden?
- Staf heeft interesse in bouw, Samir ook.
- Contact gelegd met NZ verbinding, building beyond borders
- Nog twee mensen interesse
- Stef geeft contact fashion revolution van Stad aan Oguzhan
- 4 rollen die mensen kunnen opnemen
- Iedereen leest na.
- Wat kunnen we in ruil geven?
- Post > sociale media
- Periode afbakenen
- VDK 1000 Euro.
- Bloeikas 1000 Euro
4d. To Do (voor vrijwilligers)
4c. Financiëel / VZW
Actiepunt Raad van bestuur: vragen we al aan mensen op de lijst of ze interesse hebben?
(R): kunnen we proberen helder te verwoorden welk commitment we verwachten van de bestuurders? Verwachten we een voorbereiding voor die 1 vergadering per jaar?
- Voorstellen voor Raad van bestuur (Minstens 2 nodig, 1x per jaar samenkomen)
- Johan van Geel
- Jos Verlinden
- Aurelie Dubois
- Evert Vanecht
- Jan-Willem
- Jaimie
- Masha
- Derya en Nele
- Lore en Tomas
- Pablo
- (R): Brecht, Luna, Sigi, Tijs
- Welke pijlers willen we?
- Landschap
- Architectuur
- Gemeenschap
- Filosofie / Visie
- Educatie
- Kunst
- Rol in de gemeenschap
- Wrijving, juiste vragen stellen
- Zelfredzaamheid
- Nele nog eens uitnodigen
- Idee van Elke > Diner tweewekelijks iemand uitnodigen, die we bedanken, of die interessant.
(R) Onderstaande punten gekopiëerd uit vorig verslag - wat is nog relevant?
- Persoonlijke kosten, wat kopen we aan? Bespreken?
- Maximum bedrag overschreden = 50 euro
- Achteraf nulmeting maken, kosten gelijk trekken
- Eten
- Momenteel zit dit goed verdeeld, vanaf Camille hier vast woont herbekijken wat de kost is van CSA boer
- Projectsubsidie september
- Moet voor een specifiek project zijn?
- Werkingssubsidie
- vzw opstarten
- Beurzen
- SOFAM? Nog is proberen?
- Koning Boudewijn Stichting
- Wedstrijden zoeken (Brico)
- Intentieverklaring uitschrijven (Stef)
- Partners opzoeken (presentatie)
- Dagje inplannen om dit uit te werken (23/08)
S: Financiële opportuniteiten:
- Camille en Stef babbelden over Nomad City als een collectief, naast de onderzoeksruimte. Specifieke objecten/textiel/voeding, boekjes… produceren die we zouden kunnen verkopen, indien we dit wensen.
- Kan uitmonden in een klein winkeltje in de publieke zone?
- (R): kunnen we dit ook terugkoppelen met missie/visie? Kunnen we ergens een sterke leidraad voor onszelf opstellen waarmee we vermijden dat het een commercieel sfeertje krijgt, maar tegelijkertijd wel kansen biedt om creativiteit en ondernemerschap te laten openbloeien?
- Stef ziet ook mogelijkheden binnen het ontwerpen en bouwen van houten structuren, meubels, platforms… Er is meteen al een concrete vraag van een gastdocent bij PIKOH om haar te ondersteunen met het bouwen van structuren binnen een permacultuurproject.
- Indien we dit uitdragen kan dit ook leiden tot meer opdrachten, wederom, indien we dit wensen.
- Bijkomende vraag voor het bovenstaande: Wie heeft de wens om inkomsten te halen via het project en wie niet?
O: (potentiele) inkomstenbronnen in kaart brengen om een overzicht te hebben en deze te koppelen met missie/visie.
4e. Hoe maken we beslissingen
(R): kunnen we een poging doen om het idee van cirkels (sociocratie) concreet te maken en vanaf nu beginnen te gebruiken?
(R): voorstel variant op cirkels: checklist maken om te overlopen voor je iets begint te doen of een beslissing maakt - zijn er aspecten waar iemand anders betrokken bij wil zijn? Geen significante impact op die aspecten = ‘go’ zonder verder overleg. Bv. impact op moestuin: Rob blijft graag in de loop, liefst eerst even overleggen
O: Periodiek overleg tussen cirkels om elkaar up to date te houden, ook al denken we dat iets niet relevant is voor een andere cirkel.
4z. evaluatie vergaderproces
*Iets om continu bij stil te staan: zijn er dingen aan de structuur of aanpak van de vergadering die we kunnen verbeteren? Aspecten die we kunnen toevoegen of weglaten?