0. Handleiding
*Tekst in blauwe achtergrond = instructies om dit bestand overzichtelijk te houden
(R) tekst in gele letters met initialen ervoor = persoonlijke toevoegingen, vragen, bedenkingen
TEKST IN CAPSLOCK MET RODE ACHTERGROND = actiepunten/conclusies duidelijk zichtbaar maken in verslag (voorafgegaan door ‘ACTIEPUNT’ of ‘CONCLUSIE’
Volgorde aangepast: ‘Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie’ nu voor verzamelen van de dimensies. Omdat dat een grote invloed heeft op wat prioritair is om te bespreken
Voorstel tot kleine verandering van aanpak: bij overlopen dimensies en prioriteiten ook al een intentie stellen: wat is ons doel met deze dimensie nu te bespreken? Op welk punt willen we hiermee geraken?
Toevoegingen/actiepunten/… —> opletten: nieuwe toevoegingen in verslag lopen risico om verloren te gaan. Op einde vergadering direct het verslag kopiëren als voorbereiding voor de nieuwe vergadering?
1. Check-in
Iemand kandidaat? :)
2. Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie
*Weggehaald bij ‘dimensies’ en naar voor gehaald. Om dat eerst af te ronden, en rekening te kunnen houden met tijd, energie en de volgende vergadering bij het bepalen van de prioriteiten
3. Dimensies
*Deze lijst dient als overzicht en inhoudstafel - uitwerking van de dimensies is niet voor hier; maar verder naar onder in het bestand waar elke dimensie een tussentitel wordt
- Moestuin
- vzw
- gemeenschappelijke ruimte
- activiteiten
- visie
- financieel
- hoe maken we beslissingen
3x. Specifieke prioriteiten voor deze vergadering
3a. Terugkerend:
3b. Vorige keer besproken maar niet afgerond
3c. Geparkeerd tijdens vorige vergaderingen:
- Rebranding + missie/visie + teambuilding (+vriendenboekje?)
3d. Nieuwe toevoegingen:
- ‘5 min Deep Democracy/Sociocratie’ als terugkerend gegeven?
- Pauze/frisse lucht/energizer tussendoor?
- Mogelijks nieuwe inputs om decision making te stroomlijnen: ‘4 fasen om tot goed idee te komen’ + ‘6 thinking hats’
3e. Afronden van de vergadering
- evaluatie van het vergaderproces
- check-out
3f. Geparkeerd op langere termijn:
4. Prioriteiten bepalen in agenda van vandaag + Timing
Beschikbare tijd?
18u-18u30 beetje landen, eten, bijbabbelen
18u30-21u vergadering? —> 2u ongeveer?
Wekkers zetten:
- 20u00 + 20u05 - alles laten vallen, 5min naar buiten en iets met beweging
- 20u45 - afronden! Nog 5min om huidige topic af te ronden, 5min om vergaderproces te evalueren, 5min voor checkout
Prioriteit, intentie en timing toewijzen aan dimensies
- Welke dimensies zijn haalbaar om aan te werken tegen de volgende vergadering - rekening houdend met de beschikbare tijd en energie?
- Welke dimensies vereisen directe actie?
- Wat willen we bereiken voor welke dimensie? Voorlopige categorieën: ‘Info delen’ - ‘Brainstorm’ - ‘Beslissing’ - ‘Plan’
*Impliciet legt dit ook al heel hard prioriteiten vast - niet de bedoeling dat ik als voorbereider meer zeggenschap heb over die prioriteiten dan iemand anders. Zie het dus als een voorstel waarop alle feedback welkom is ;)
Topic | Prioriteit
(0) = standaard
1→3 = hoge naar lagere prioriteit | Intentie
’Info delen’
’Brainstorm’
’Beslissing’
’Plan’ | Toegewezen tijd | Opmerkingen |
Check-in | (0) | 5min | ||
Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie | (0) | 5min | ||
Overlopen dimensies + nieuwe toevoegingen | (0) | 5min | ||
Prioriteit, intentie, timing | (0) | 10min | ||
dimensie a | ||||
dimensie b | ||||
… | ||||
Evaluatie vergaderproces | (0) | 5min | ||
Check-out | (0) | 5min |
*nota voorbereiding: hieronder topics uit de inhoudsopgave hierboven - voorbereidende inputs kunnen
*nota verslag maken tijdens vergadering: hieronder is de plek om de topics uit de inhoudsopgave tijdens de vergadering uit te werking
4. Uitwerking van de topics/dimensies
4a. Overzicht beslissingen vorige vergadering:
(R) Alle beslissingen (fases, wat waar…) nog up to date? Of zijn we al bijsturingen tegengekomen?
4d. Planning overlopen
- Woensdagen
- Wie kan 29ste?
- Camille kan eventueel, Oguzhan ook, Rob ook, ze checken nog of het past.
- Elke en Stef weg, Camille en Rob kunnen kipjes eten geven
- Zaterdag, Wandeling vrijzinnig punt
- 22 nov bomen oppikken.
- Stef polst bij Pablo > Camille voor haarzelf en één ouder
4x. Visie
S: Van de groep / het project herschrijven?
R: Enkele vragen die ons misschien op gang kunnen helpen?
- NC is voor mij niet compleet zonder… ?
- Ik verlang naar meer …. in mijn leven, en hoop dat bij NC te vinden
- Een aspect van NC waar anderen misschien niet direct aan denken is: …
- NC maakt van de wereld een betere plek omdat/door ….
Iemand een idee om dat overleg wat speelser/creatiever te maken?
4d. To Do (voor vrijwilligers)
(R) gekopieerd van een vorig verslag - de moeite om deze lijst nog eens up te daten, of is dat onder controle?
- Stenen opruimen (ook in en rond keuken)
- Compost maken
- gras verstikken met teveel aan compost
- Balken losmaken (Bloembakken maken)
- Bramengelei maken
- Tuinwerk
- Balken oppikken (auto’s)
4c. Financiëel / VZW
S: Welke concrete stappen kunnen we al zetten?
Elke werkt iets uit tegen volgende vergadering.
Raad van bestuur > Minstens 2 > Iedereen denkt voor zichzelf na.
één x per jaar samenkomen
(R) Onderstaande punten gekopiëerd uit vorig verslag - wat is nog relevant?
- Persoonlijke kosten, wat kopen we aan? Bespreken?
- Maximum bedrag overschreden = 50 euro
- Achteraf nulmeting maken, kosten gelijk trekken
- Eten
- Momenteel zit dit goed verdeeld, vanaf camille hier vast woont herbekijken wat de kost is van CSA boer
- Projectsubsidie september
- Moet voor een specifiek project zijn?
- Werkingssubsidie
- vzw opstarten
- Beurzen
- SOFAM? Nog is proberen?
- Koning Boudewijn Stichting
- Wedstrijden zoeken (Brico)
- Intentieverklaring uitschrijven (Stef)
- Partners opzoeken (presentatie)
- Dagje inplannen om dit uit te werken (23/08)
S: Financiële opportuniteiten:
- Camille en Stef babbelden over Nomad City als een collectief, naast de onderzoeksruimte. Specifieke objecten/textiel/voeding, boekjes… produceren die we zouden kunnen verkopen, indien we dit wensen.
- Kan uitmonden in een klein winkeltje in de publieke zone?
- (R): kunnen we dit ook terugkoppelen met missie/visie? Kunnen we ergens een sterke leidraad voor onszelf opstellen waarmee we vermijden dat het een commercieel sfeertje krijgt, maar tegelijkertijd wel kansen biedt om creativiteit en ondernemerschap te laten openbloeien?
- Stef ziet ook mogelijkheden binnen het ontwerpen en bouwen van houten structuren, meubels, platforms… Er is meteen al een concrete vraag van een gastdocent bij PIKOH om haar te ondersteunen met het bouwen van structuren binnen een permacultuurproject.
- Indien we dit uitdragen kan dit ook leiden tot meer opdrachten, wederom, indien we dit wensen.
- Bijkomende vraag voor het bovenstaande: Wie heeft de wens om inkomsten te halen via het project en wie niet?
O: (potentiele) inkomstenbronnen in kaart brengen om een overzicht te hebben en deze te koppelen met missie/visie.
4x. Ecosysteem (Moestuin + andere groenelementen)
S: Aanzet is gegeven mede dankzij heel wat studenten. Kunnen we starten met het in kaart brengen waar wat kan komen?
R: mijn tuinplezier begint meer en meer te herontwaken, dus ik wil hier graag meer van mijn tijd en energie naar beginnen te kanaliseren :)
R: enkele vragen naar jullie:
- wie wil in welke mate betrokken zijn?
- als jullie eventjes geen rekening moeten houden met realisme, wat zijn dan jullie wildste dromen over wat de bodem en planten van Nomad City allemaal kunnen inhouden?
- heeft iemand een uitgesproken mening over de praktische uitwerking hiervan?
Serre is een wens van iedereen
Zones bij elkaar zetten
Nadenken over afscherming van de school (houtwal, bomen, fruitstruiken)
Mix van eenjarigen en meerjarigen
Schoonheid? Bloemenweide? Vlas zaaien?
Vijvertje.
Ruimte voor experiment
Beleving > bankjes >
Ruimtelijkheid
Verantwoordelijkheid en Agency > zelf een zone kunnen aanpakken?
Rob zet de lijnen uit tegen volgende vergadering
R: schema uit retrosuburbia (leg ik uit tijdens vergadering): ‘Intensive & high yielding’ vs. ‘Natural & Self maintaining’ op ene as; ‘Rational’ vs. ‘Intuitive’ op andere as —> waar willen we zitten?
R: het zou ideaal zijn om een padenstructuur gericht te laten aansluiten op o.a. gemeenschappelijke ruimte en plein (heeft een enorme impact op hoe uitnodigend de tuin —> aantrekkingskracht om in tuin bezig te zijn —> beleving door bezoeker + onderhoudsgemak door beheerder). Kunnen we hier wat knopen rond doorhakken?
O: Is het zinvol om een soort document te maken voor alles wat ruimtelijk is? Dit puntje (moestuin) hangt een beetje samen met ontwerp gemeenschappelijke ruimte en het “masterplan”. Het idee is dat de centralisatie van alles wat met ruimte te maken heeft toegankelijk en leesbaar blijft voor iedereen en er geen misverstand ontstaat tussen ‘cirkels’ (parallel met de periodieke overlegmomenten besproken in volgend puntje).
O: Kaart, die voor iedereen toegankelijk is.
0: Miro mapping? Oguzhan zoekt uit tegen volgende meeting
S: Brecht onderzoek delen met de rest. Stef fixt
O: Meer over de vormgeving: Gaan we toelaten dat er spontaan dingen gebeuren zoals een woensdagnamiddag een student die een bloembak wilt maken met materiaal dat er al ligt?
4e. Hoe maken we beslissingen
(R): kunnen we een poging doen om het idee van cirkels (sociocratie) concreet te maken en vanaf nu beginnen te gebruiken?
(R): voorstel variant op cirkels: checklist maken om te overlopen voor je iets begint te doen of een beslissing maakt - zijn er aspecten waar iemand anders betrokken bij wil zijn? Geen significante impact op die aspecten = ‘go’ zonder verder overleg. Bv. impact op moestuin: Rob blijft graag in de loop, liefst eerst even overleggen
O: Periodiek overleg tussen cirkels om elkaar up to date te houden, ook al denken we dat iets niet relevant is voor een andere cirkel.
4x. Activiteiten
S: Op zoek gaan naar een ritme, energie in de winter aanhouden, maar op een lager pitje:
- Woensdag bouwdag
- 1ste vrijdag van de maand film?
- Laatste zondag van de maand gathering?
The Nomad City Team nomadcity.be @nomad.city_
4x. Gemeenschappelijke ruimte
S: Waar zou deze kunnen komen?
S: Hoe zien we deze qua vorm / ontwerp?
O: Hoe gaan we ontwerpen? In welke maten is iedereen betrokken met het ontwerpproces (niet de ontwerpbeslissingen, iedereen heeft evenveel te zeggen).
O: Timing en deadlines (ifv Future Under Construction?).
Wat zijn onze verlangens
- Circulair? Uit elkaar schroeven?
- Verplaatsbaar? Moest iemand er iets van zeggen
4z. evaluatie vergaderproces
*Iets om continu bij stil te staan: zijn er dingen aan de structuur of aanpak van de vergadering die we kunnen verbeteren? Aspecten die we kunnen toevoegen of weglaten?
5. Check-out
iemand kandidaat?