09/07/2025

0. Handleiding

*Tekst in blauwe achtergrond = instructies om dit bestand overzichtelijk te houden

(R) tekst in gele letters met initialen ervoor = persoonlijke toevoegingen, vragen, bedenkingen

TEKST IN CAPSLOCK MET RODE ACHTERGROND = actiepunten/conclusies duidelijk zichtbaar maken in verslag (voorafgegaan door ‘ACTIEPUNT’ of ‘CONCLUSIE’

Volgorde aangepast: ‘Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie’ nu voor verzamelen van de dimensies. Omdat dat een grote invloed heeft op wat prioritair is om te bespreken

Voorstel tot kleine verandering van aanpak: bij overlopen dimensies en prioriteiten ook al een intentie stellen: wat is ons doel met deze dimensie nu te bespreken? Op welk punt willen we hiermee geraken?

Toevoegingen/actiepunten/… —> opletten: nieuwe toevoegingen in verslag lopen risico om verloren te gaan. Op einde vergadering direct het verslag kopiëren als voorbereiding voor de nieuwe vergadering?

1. Check-in

geleid door Elke deze keer?

2. Planning volgende vergadering + beschikbare tijd en energie

*Weggehaald bij ‘dimensies’ en naar voor gehaald. Om dat eerst af te ronden, en rekening te kunnen houden met tijd, energie en de volgende vergadering bij het bepalen van de prioriteiten

3. Dimensies

*Deze lijst dient als overzicht en inhoudstafel - uitwerking van de dimensies is niet voor hier; maar verder naar onder in het bestand waar elke dimensie een tussentitel wordt

3x. Specifieke prioriteiten voor deze vergadering

• verslag meeting Evy Pikoh (09/07/2025) voor wie er niet bij was
• Doel stellen: wat moet er tegen eind augustus gebeurd zijn?
• Tijdlijn opmaken om tot doel te komen
• Concrete actiepunten opstellen + datums afspreken om de eerste actiepunten aan te pakken
• Wie wordt waar energiek en enthousiast van? Waar kan ieders tijd en energie het aangenaamst en moeiteloost in geïnvesteerd worden?
• Financieel: zijn er actiepunten waar we geld voor nodig hebben, en zo ja, van waar komt dat?
• Planning qua hulpdagen > richting vrijwilligers
• TO DO Lijst > Post it’s?

3a. Terugkerend:

3b. Vorige keer besproken maar niet afgerond

• Hoe maken we beslissingen?
• Tijdelijke gemeenschappelijke ruimte (ontwerp en locatie)
• invulling PIKOH-grond
• financiële plaatje + Beurzen/subsidies

3c. Geparkeerd tijdens vorige vergaderingen:

• Rebranding + missie/visie + teambuilding (+vriendenboekje?)

3d. Nieuwe toevoegingen:

• ‘5 min Deep Democracy/Sociocratie’ als terugkerend gegeven?
• Pauze/frisse lucht/energizer tussendoor?
• Mogelijks nieuwe inputs om decision making te stroomlijnen: ‘4 fasen om tot goed idee te komen’ + ‘6 thinking hats’

3e. Afronden van de vergadering

• evaluatie van het vergaderproces
• check-out

3f. Geparkeerd op langere termijn:

• ontwerp ‘Stadhuis’ (wachten op beschikbaarheid Oguzhan)
• UCLL Diepenbeek - (R) Hebben we Evert al laten weten dat het rond is met PIKOH?

4. Prioriteiten bepalen in agenda van vandaag + Timing

Beschikbare tijd?

19u-19u45 beetje landen, eten, bijbabbelen

19u45-22u vergadering? —> 2u ongeveer?

Wekkers zetten:

• 21u00 + 21u05 - alles laten vallen, 5min naar buiten en iets met beweging
• 21u45 - afronden! Nog 5min om huidige topic af te ronden, 5min om vergaderproces te evalueren, 5min voor checkout

Prioriteit, intentie en timing toewijzen aan dimensies

• Welke dimensies zijn haalbaar om aan te werken tegen de volgende vergadering - rekening houdend met de beschikbare tijd en energie?
• Welke dimensies vereisen directe actie?
• Wat willen we bereiken voor welke dimensie? Voorlopige categorieën: ‘Info delen’ - ‘Brainstorm’ - ‘Beslissing’ - ‘Plan’

*Impliciet legt dit ook al heel hard prioriteiten vast - niet de bedoeling dat ik als voorbereider meer zeggenschap heb over die prioriteiten dan iemand anders. Zie het dus als een voorstel waarop alle feedback welkom is ;)

*nota voorbereiding: hieronder topics uit de inhoudsopgave hierboven - voorbereidende inputs kunnen

*nota verslag maken tijdens vergadering: hieronder is de plek om de topics uit de inhoudsopgave tijdens de vergadering uit te werking

4. Uitwerking van de topics/dimensies

4a. verslag meeting Evy Pikoh (09/07/2025)

• We kunnen gemakkelijk materiaal laten leveren, met busjes dingen uitladen. Er is geen slagboom zoals bij PXL. Oprijden kan via grote ring.
• PIKOH is helemaal mee met onze plan van aanpak. We sturen hun de planning nog door (Stef)
• Stroom en waterpunt is aangeduid. Stroom is heel dichtbij. Water iets verder, maar is goed te doen. We krijgen normaal nog een kraan die erop te bevestigen is, als een soort sleutel, zodat het water door niemand anders kan worden opengedraaid.

• Opslag kelder is niet meteen een optie lijkt het, maar is misschien ook niet meer nodig?
• De heuvel aan de demer kant gaat niet meteen verplaatst worden. Wel mogen we hier al dingen op doen, grond verplaatsen mag ook, maar het is heel veel. (niet bruikbaar voor bij ons denk ik)
• Kennisgemaakt met één van de twee conciërges. Is man en vrouw. Wonen in het huis aan de straatkant. Lijken wel vriendelijk (niet te luid zijn haha)
• Evi geeft nog alle nummers door die handig kunnen zijn (conciërge, docenten…)
• Evi geeft ook nog alle belangrijke data door zoals zomerkampen, opening…
• 18 augustus is PIKOH terug op.
• Opendeurdag is laatste weekend april

4c. Financiëel

4d. ontwerp en locatie tijdelijke gemeenschappelijke ruimte

(R) eventjes het verslag van vorige keer hier bewaard - ik weet niet zo goed wat ik voorbereidingsgewijs hiermee aan moet ;)

• Ter plekke gaan kijken: waar willen we het zetten?
• Stef en Elke: update ivm design?

• Ratten? Staal? Paraplu systeem
• Warmte verlies door deur openen
• Massa houdt warmte vast
• Groot raam? Dik gordijn?
• 50 cm ruimte verlies in elke wand
• Lambda dikte waarde?
• Water? Regen
• Materiaal gebruik voor toekomstige toepassingen?
• Hoe geen gaten maken in balken/platen?
• Plaatjes? Latten die platen overspannen
• Kan het opgehoffen worden? Balken laten uitsteken
• Ontwerpen zodat het uit elkaar te halen is.
• Eventueel voor nadien in UCLL te gebruiken
• Locatie:
• Privé - Semi publiek - Publiek
• heeft nog iemand extra of vergeten noden of wensen geïdentificeerd?
• inspiratie-ppt: heeft iemand nog nieuwe dingen toegevoegd, of heeft er een topic in gezien om verder uit te diepen?

https://docs.google.com/presentation/d/11wooluoQ36Bb0UFV2G6GwliiiOaozD40PUhyroq3cmU/edit#slide=id.g34630140db4_0_0

4d. Invulling PIKOH-grond + TO DO, Cirkels, energie…

• ACTIEPUNT: STEF PAST PLATTEGROND AAN, WAT IS AFGEKLOPT?

Voorstel verloop van invulling (van onder naar boven)

Aanpassing

1. Vrijmaken grond
1. Compostmateriaal opruimen hoek huisjes
1. Eerst compostbakken maken op de juiste plaats
2. Eerst voor huisje Elke & Stef
3. Tuinhuis UCLL
1. Handig voor tuinmateriaal, verstekzaag…
4. Dan huisje Elke tussen bomen (takken + bladeren weg)
1. Gereedschap zoeken
1. Bosmaaier (op batterijen) Stef
2. Takkenknipper (Nomad City)
3. Heggeschaar (Elke) Stef ouders met batterij
4. Kruiwagen (vrijdag al naar hier halen)
5. Hakselaar (Rob polst bij ouders)
6. Riek, Schup, gritsel, hark, handsnoeischaar
7. Snoeizaag (rob heeft ook nog één
2. Basics
1. Materiaal: Busje of remork? We checken bij ouders, kennis
2. Tent (keuken)
1. Waar Stadhuis komt, vlak gras, tussen pruimenbomen
2. Eventueel OSB platen
3. Groot tafelblad
4. Tafel voor verstekzaag
3. Toilet
1. Bramenstruiken wegdoen
2. Stenen van FAX
1. Waterpas (kijken voor een grote?)
2. Camille checkt voor stenen bij papa
4. Douche
1. Naast toilet
5. Waterton
1. Naast toilet
6. Huisje Elke
1. Ergens in de hoek
7. Kippen
1. linken aan toekomstige moestuinplekken
1. Flexibel net (2dehands?) Stef
3. Elke en Stef
1. Huisje Elke & Stef (tot wind/waterdicht)
4. Losse projecten
1. Stenen (voor augustus) 18/08 + presentabel maken
1. Moestuinbakken is beter. We hebben er 5.
2. 31/08 alle UCLL spullen weg,
1. Compost wegdoen
1. Remork
3. Eerst gemeenschappelijke ruimte
4. Afdak

Welke beslissingen kunnen we spontaan maken?

Extra tab maken in de meetings waarin we dingen noteren als:

• Wie zijn we, welke energie wil ik kwijt kunnen

Energie en tijd

5. Elke:
• Zaterdag, Zondag, woensdag, vrijdag, zaterdag, zondag
6. Rob: Kookteam, ondersteunend
7. Camille: Linkerhand is beschikbaar, welke taken kunnen wel
• Vrijdagavond koken
• Zaterdag vm, Zondag nm, Maandag, Woensdag
8. Stef: Komende dagen
9. Extra hulp: elke week voordien, persoonlijk bericht sturen met de planning
10. Nieuwe meeting?

Composthoop eerder verplaatsen, samen met keuken, toilet, afdak nog even mee wachten

Eerst alles verhuizen, dan pas huisjes Elke en Stef bouwen

4e. Hoe maken we beslissingen - Kleine toevoegingen?

(R) Enkele dingetjes die ik in een boek tegenkwam (’Activeer je nervus vagus’ - Luc Swinnen), die hier wel heel relevant lijken

Over creatieve processen en eureka-momenten: Veel ‘geniale’ ideeën worden vaak als toevallige plotse invallen voorgesteld, maar onderzoek wijst uit dat daar typisch een heel proces aan voorafgaat. Het boek suggereert dat kennis van dat proces kan helpen om actiever zo’n invallen en ideeën te creëren.

• Fase 1: Het probleem omschrijven

herformuleren om juiste vragen te stellen en juiste hulpbronnen op te zoeken

• Fase 2: Verzamelen

alle ideeën en informatie verzamelen

alle mogelijke oplossingen verzamelen

bekijk langs alle kanten, zoek verschillende alternatieven

probeer niet te snel te oordelen

probeer frisse, innovatieve ideeën uit

Visualiseer ideeën en beschrijf ze in smaken, geuren en kleuren

• Fase 3: Loslaten

Laat het probleem los, slaap er een nachtje over

Moment van rust en ontspanning geeft ‘offline brein’ kans om te werken

• Fase 4: Uitwerken

Meesterlijke invallen moeten mooi uitgewerkt worden → vaak groot werk dat veel inspanning vraagt

‘6 thinking hats’

alle 6 de hoeden eens opzetten om probleem vanuit alle invalshoeken te bekijken en zicht te krijgen op alle facetten (matcht met ‘fase 2: verzamelen’ uit voorgaande). + matcht ook goed met Deep Democracy: volledige wijsheid van de groep in het groepsbewustzijn proberen te brengen

Stef mailt Evert ivm pikoh

4z. evaluatie vergaderproces

*Iets om continu bij stil te staan: zijn er dingen aan de structuur of aanpak van de vergadering die we kunnen verbeteren? Aspecten die we kunnen toevoegen of weglaten?

• Waar schrijf ik best de dingen die ik op voorhand al in het verslag wil schrijven, bij dimensies of kopieer ik het al naar de uitwerking van de dimensies?

5. Check-out